Sharing by Semlinda

Presenter   :   Semlinda J. Bulan

Judul         :   Enterprise Architecture Institutionalization and Assessment

Tanggal     :   29 Maret 2012

Paper ini ditulis oleh Hyunkyung Song dan Yeong-Tae Song dari Towson University, Towson, MD USA. Paper dipublikasikan di 9th IEEE/ACIS International Conference on Computer and Information Science pada tahun 2010.

Latar belakang dari paper ini adalah banyak sistem perangkat lunak saat ini yang tidak dirancang untuk perubahan, ketika organisasi dengan suatu sistem mengalami perubahan seperti bergabung dengan organisasi lain, inefisiensi dan ketidakpastian dapat terjadi. Agar mengubah EA yang ada menjadi efisien dan cerdas, diperlukan pelembagaan EA berdasarkan Enterprise Architecture Frameworks (EAF) yang mapan ke dalam perusahaan.

Penulis mengusulkan proses pelembagaan EA dan penilaian berbasis metrik untuk implementasi EA berdasarkan framework EA yang tersedia saat ini. Dalam proses EA, didefinisikan strategi khusus pelembagaan untuk tujuan organisasi, target arsitektur berdasarkan pada arsitektur dasarnya dan rencana transisi untuk pelembagaan.

Sejak adanya Clinger-Cohen ACT, banyak Enterprise Architecture Frameworks (EAF) diperkenalkan seperti Zachman Framework, TOGAF, Federal Enterprise Architecture Framework, DoD Architecture Framewor dan Treasury Enterprise Architecture Framework. EAF membantu organisasi untuk membangun target konforman EA yang fleksibel, beradaptasi dan efisien.

Untuk menggunakan manfaat penuh dari EAF,  adalah penting untuk menilai seberapa baik implementasi dari EA tehadap suatu organisasi dilakukan sesuai dengan EAF yang diberikan. Proses penerapan EA khusus untuk organisasi tertentu disebut pelembagaan.

EA adalah cara yang baik untuk integrasi dan keselarasan antara teknologi informasi dan tujuan. Namun, tanpa penyetelan yang tepat, EA mungkin tidak berguna sebagaimana mestinya, yang berarti EAF mungkin perlu disesuaikan menurut budaya mereka sendiri, kebijakan, dan prosedur. Proses ini disebut pelembagaan EA. Pada bagian ini, penulis menggambarkan proses pelembagaan EA seperti ditampilkan dalam Gambar 1.

 Gambar 1. Enterprise Architecture Process for Institutionalization

Proses EA untuk Pelembagaan terdiri dari 5 tahap:

1.      Initiation process

Langkah ini membantu untuk memastikan penentuan awal proses keseluruhan dan untuk memvalidasi apakah investasi TI memenuhi semua persyaratan teknis dan tujuan bisnis. Sub proses dari tahap inisiasi dapat berupa:

1. pertanyaan bisnis
2. membangun strategi bisnis dan strategi TI
3. membangun sebuah tim EA

2.      Defining baseline architecture

Langkah ini menjelaskan perusahaan saat ini atau keadaan apa adanya. Ini merupakan langkah penting untuk pelembagaan karena kemajuan di masa depan akan diukur terhadap arsitektur awal. Untuk menggambarkan arsitektur dasar, perlu untuk mengidentifikasi aset tersembunyi, kesenjangan dan redudansi dari arsitektur yang berbeda seperti pada Gambar 2.

 Gambar 2. Alignment of four architectures

1.      Designing target architecture

Langkah ini mendefinisikan target bisnis arsitektur sesuai dengan strategi bisnis organisasi. Arsitektur target harus mendefinisikan visi dari operasi bisnis masa depan dan teknologi pendukung. Strategi bisnis organisasi dan strategi TI harus diterapkan pada arsitektur  yang layak dan dapat dilacak yang didasarkan pada arsitektur dasar organisasi. Faktor lain untuk dipertimbangkan dalam mendefinisikan arsitektur target adalah keselarasan antara strategi dan empat arsitektur dasar.

2.      Planning architecture transition

Langkah ini mendefinisikan proses transisi dari arsitektur saat ini ke target EA. Arsitek harus menilai keberadaan teknologi organisasi serta teknologi baru untuk menentukan apakah teknologi yang belakangan dapat mendukung kemampuan yang diperlukan. Penilaian terhadap kematangan teknologi organisasi harus dilakukan dalam rangka untuk keberhasilan pelaksanaan arsitektur target.

3.      Implementation planning and operation

Rencana implementasi arsitektur termasuk manajemen sumber daya dan sistem pengembangan EA harus dilakukan dalam langkah ini sebagai ditunjukkan dalam Gambar 3. Langkah ini dapat dibagi menjadi seperangkat proyek pengembangan sistem. Para stakeholder dari EA harus terlibat dalam melakukan desain rinci, mengembangkan dan menspesifikasikan Enterprise Architecture Management System (EAMS).

Gambar 3. Implementation Planning and Operation Phase

Pelembagaan EA adalah proses yang iteratif, bertahap dan berkesinambungan. Organisasi harus melakukannya terus menerus melalui penilaian EA. Tujuan dasar dari penilaian EA adalah untuk mendokumentasikan pentingnya EA untuk pembuat keputusan dan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan dari EA.

Penulis mengusulkan metrik untuk penilaian EA berdasarkan pada unsur-unsur (vision, current architecture baseline, target architecture definition, gap analysis, transition strategy, implementation, maintenance)   dan empat view arsitektur yaitu bisnis, data, aplikasi dan teknologi.

Department of Commerce (DoC)'S EACMM US mendefinisikan elemen penilaian. DoC telah mengembangkan EACMM untuk membantu dalam melakukan penilaian internal. Penulis mengadopsi EACMM untuk penilaian kuantitatif organisasi EA. EACMM ini menyediakan elemen-elemen yang mewakili komponen kunci dari penilaian yang produktif. 

DoC IT Architecture Capability Maturity Model terdiri dari 6 level dan 9 karakteristik arsitektur. Enam level terlihat di bawah ini:

0. None

1. Initial

2. Under Development

3. Defined

4. Managed

5. Measured 

Sembilan  IT karakteristik arsitektur sebagai berikut:

1.      Architecture Process

2.      Architecture Development

3.      Business Linkage

4.      Senior Management Involvement

5.      Operating Unit Participation

6.      Architecture Communication

7.      IT Security

8.      Governance

9.      IT Investment and Acquisition Strategy

Berikut adalah contoh penilaian IT Architecture Capability Maturity:

   
                       Tabel 1. IT Architecture Capability Maturity Score

   

Model IT Architecture Capability Maturity mengukur dua parameter: IT Architecture Characteristics dan Maturity Level. Menghitung dan melaporkan Skor IT Architecture Capability Maturity Score menggunakan  metode satu dan dua. Kedua metode ini saling melengkapi dan dapat digunakan untuk kalkulasi scorecard.

                                         Tabel 2. Penghitungan Metode #1                  

                                   Tabel 3. Penghitungan Metode #2

Tujuan dari proses institusionalisasi EA adalah untuk mencapai sasaran arsitektur untuk setiap organisasi dengan mengidentifikasi area yang lemah dan menyediakan jalan evolusi yang  tegas untuk mencapai proses arsitektur secara keseluruhan.

Gambar 4 menunjukkan sembilan karakteristik arsitektur yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan EA. Penulis mengusulkan tambahan sub karakteristik dari sembilan karakteristik DoC tersebut. Sub karakteristik ini adalah  elemen detail yang memperkuat validitas penilaian. 

 Gambar 4. Achieving Optimized EA Using EACMM

Tabel 4 menunjukkan hubungan antara empat view arsitektur dan sembilan karakteristik penilaian. Hubungan yang penulis sarankan, dapat disesuaikan menurut pandangan arsitektur organisasi. Penulis juga mengusulkan bahwa hubungan ini dapat digunakan untuk scorecard penilaian. Untuk menilai arsitektur perusahaan dari organisasi, mereka harus menetapkan metrik untuk penilaian didasarkan pada hubungan antara pandangan arsitektur dan elemen-elemen ini.

                   Tabel 4. The Relationship between Four Architecture Views and 
                                         Nine Assessment Characteristics

Kesimpulan dari paper ini adalah penulis mengusulkan Proses Arsitektur Enterprise untuk Pelembagaan dalam organisasi berdasarkan framework EA yang tersedia saat ini. Penulis menyarankan proses pelembagaan secara praktis yang membantu organisasi untuk mengadopsi EA secara sistematis. Terakhir, penulis mengusulkan rencana implementasi dan penilaian metrik untuk EA.